El RGPD y el papel: Lo que tu empresa ignora sobre la protección de datos físicos
Cuando se habla del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la mayoría de los gerentes piensan inmediatamente en bases de datos digitales, nubes y correos electrónicos. Sin embargo, la ley es clara: los datos personales son protegidos independientemente del soporte en el que se encuentren. Un expediente en papel almacenado en un archivador sin llave tiene exactamente las mismas implicaciones legales que un archivo Excel sin cifrar.
El mito del “mundo digital”
Existe la creencia errónea de que las multas de las agencias de protección de datos solo ocurren por hackeos masivos. La realidad es que muchas sanciones se originan en el mundo analógico: un currículum encontrado en una papelera pública o un listado de pacientes mal custodiado. La normativa exige que las empresas apliquen medidas técnicas y organizativas para evitar la pérdida o el acceso no autorizado a los documentos físicos.
Responsabilidad proactiva y eliminación segura
Uno de los pilares del RGPD es el principio de “limitación del plazo de conservación”. Esto significa que no puedes guardar documentos con datos personales indefinidamente. Cuando la finalidad de esos datos expira, surge la necesidad de limpiar los archivos de forma efectiva. En este punto, muchas organizaciones buscan cómo destruir documentos rápido para cumplir con los plazos legales, pero la velocidad no debe comprometer la seguridad. Una eliminación apresurada en una papelera común es, técnicamente, una brecha de seguridad que debe ser notificada a las autoridades.
Obligaciones de custodia física
Para evitar sanciones que pueden alcanzar cifras astronómicas, tu gestión documental debe incluir:
- Control de acceso: Solo el personal autorizado debe entrar en las áreas de archivo.
- Trazabilidad: Saber quién ha consultado un expediente físico y cuándo.
- Eliminación certificada: Garantizar que el fin de vida del documento sea definitivo y que exista una prueba de ello.
Conclusión
El formato físico no es una “zona libre de leyes”. Ignorar la seguridad del papel es abrir una puerta trasera a posibles inspecciones y multas. Integrar protocolos de destrucción segura y custodia bajo llave no es solo una buena práctica, es un requisito legal que define la madurez de una empresa responsable.